Jak skutecznie zarządzać sobą w czasie? (#008)

Zarządzanie sobą w czasie to klucz do sukcesu we wszystkich dziedzinach życia. Pozwala nie tylko na osiągnięcie wyznaczonych celów, ale i na zachowanie równowagi pomiędzy obowiązkami zawodowymi a osobistym życiem. W tym kompendium znajdziesz kompleksowe odpowiedzi na pytanie, jak zapanować nad czasem, poprawić swoją produktywność oraz wprowadzić korzystne nawyki do swojej codziennej rutyny.

Ćwiczenia prowadzące do poprawy zarządzania sobą w czasie

Dobra organizacja dnia zaczyna się od postawienia sobie konkretnych celów. Aby to uczynić, można skorzystać z różnych metod i ćwiczeń – jednym z nich jest Matryca Eisenhowera.

Matryca Eisenhowera

Jest to proste narzędzie do priorytetyzacji zadań oparte na dwóch kryteriach: ważności i pilności. Matryca dzieli zadania na cztery kwadraty:

  • Ważne i pilne – zadania do natychmiastowego wykonania
  • Ważne, ale niepilne – zadania wymagające zaplanowania
  • Nieważne, ale pilne – zadania dla których można wyznaczyć krótsze terminy lub delegować
  • Nieważne i niepilne – zadania do odrzucenia lub które można zrobić w czasie wolnym

Ćwiczenie polega na regularnym przypisywaniu zadań do odpowiednich kwadratów, co znacznie poprawia organizację pracy.

Sprawdzanie, które media społecznościowe “kradną” czas

Aby to sprawdzić, warto monitorować czas, jaki poświęcamy na poszczególne aplikacje, korzystając z wbudowanych narzędzi w smartfonach lub specjalistycznych aplikacji. Pozwoli to na identyfikację “złodziei czasu” i świadome ograniczanie ich użytkowania.

Cele długoterminowe w kalendarzu

Zapisywanie długoterminowych celów w kalendarzu to sposób na utrzymanie motywacji i widoczności wyznaczonej ścieżki. Warto tworzyć okresowe przypomnienia o tych celach, jak również o mniejszych krokach prowadzących do ich realizacji.

Skracanie czasu poświęcanego na spotkania

Przygotowanie agendy spotkań i udostępnianie jej uczestnikom przed samym spotkaniem, ustalanie konkretnego czasu rozpoczęcia i zakończenia, a także unikanie pozwu do dyskusji na tematy poboczne to kluczowe elementy, które pomogą skrócić i zwiększyć efektywność spotkań.

Organizacja czasu przez Sergiusza Trzeciaka

Sergiusz Trzeciak, znany ekspert ds. zarządzania, promuje koncepcję rozdzielenia dnia na konkretnie zaplanowane bloki czasowe dedykowane różnym projektom. Każdy z tych bloków powinien być traktowany jako nietykalny, co pozwala na skupienie uwagi i efektywne wykonywanie pracy.

Dzielenie czasu na różne projekty

Kluczem do skutecznego dzielenia się pomiędzy różne projekty jest umiejętność oceny i adaptacji. Spróbuj określić, ile czasu potrzebujesz na każde zadanie, i świadomie alokuj ten czas w swoim kalendarzu.

Czy da się perfekcyjnie zarządzać sobą w czasie?

Perfekcja w zarządzaniu czasem jest ideałem, do którego należy dążyć, ale należy pamiętać, że elastyczność i zdolność do adaptacji w obliczu nieoczekiwanych zdarzeń są równie ważne. Sztywne trzymanie się planu może być kontraproduktywne.

Delegowanie zadań na asystenta

Delegowanie jest kluczowym aspektem zarządzania czasem. Pozwala na skupienie się na zadaniach najważniejszych, podczas gdy rutynowe lub czasochłonne obowiązki mogą być przekazane asystentowi.

Aplikacje do zarządzania sobą w czasie

Na rynku dostępnych jest wiele aplikacji pomagających zarządzać czasem, takich jak Trello, Asana czy Todoist. Wybierz tę, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom i upodobaniom.

Zen to done (ZTD)

“Zen to Done” to uproszczony system produktywności, który łączy elementy “Getting Things Done” (GTD) z Zen minimalizmem. Polega na skoncentrowaniu na najważniejszych zadaniach, uproszczeniu procesów i uspokojeniu umysłu.

Pamiętanie o spotkaniach

Ustawianie przypomnień w kalendarzu cyfrowym to jeden ze sposobów na pamiętanie o spotkaniach. Możesz także korzystać z list zadań, które kładziesz w widocznym miejscu, jak np. biurko.

Ograniczanie social media

Używanie aplikacji do śledzenia czasu spędzonego na mediach społecznościowych lub ustawienie limitów czasowych na ich użytkowanie może pomóc ograniczyć ich wpływ na naszą produktywność.

Atomowe nawyki

Książka Jamesa Clear’a “Atomowe nawyki” uczy, jak zdobywać dobre nawyki – przez rozwiązania tak małe, że nie wymagają wysiłku, ale mają potężny efekt kumulatywny.

Ustawienie limitu czasu

Ustalanie limitów czasowych na wykonanie określonych zadań może zwiększyć koncentrację i efektywność pracy. Świadoma limitacja czasu sprzyja szybszemu dochodzeniu do celu.

Zmiana nawyków i budowanie rutyn

Krok po kroku — kluczem do zmiany nawyków i budowania rutyn jest cierpliwe wprowadzanie małych zmian. Bądź łaskawy dla siebie, a rezultaty będą się kumulować.

Getting Things Done – metoda Davida Allena

Metoda “Getting Things Done” Davida Allena kładzie nacisk na umiejętność przechwytywania, przetwarzania i organizowania zadań do wykonania z wykorzystaniem prostego systemu list.

Rozwijanie mocnych stron czy ulepszanie słabych?

Fokus na rozwijanie mocnych stron zazwyczaj przybliża nas do osiągnięcia mistrzostwa, jednak świadomość obszarów do poprawy jest niezbędna, aby być kompletnym profesjonalistą w swojej dziedzinie.

Jak znaleźć swoje mocne strony?

Autodiagnoza i świadomość USP (Unique Selling Proposition) pomogą zidentyfikować Twoje mocne strony. Wykorzystaj je świadomie, aby osiągnąć sukces we wszystkich dziedzinach życia.

Złota godzina — Twoja droga do sukcesu

Złota godzina to czas, kiedy jesteśmy najbardziej produktywni. Wykorzystanie tego czasu na zadania najwyższego priorytetu może być kluczem do większej efektywności.

Zarządzanie sobą w czasie to umiejętność, która wymaga świadomych wysiłków i regularnej autopoprawy. Wykorzystując narzędzia i metody opisane w tym artykule, możesz zorganizować swój dzień w sposób, który nie tylko zwiększy Twoją produktywność, ale też przyniesie większe zadowolenie z życia. Zaplanuj swój czas i korzystaj z niego jak najlepiej — zaczynając już teraz.

Zobacz więcej inspirujących rozmów